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Flotte aziendali: software e formazione per una gestione efficente

La gestione ed il controllo delle flotte aziendali è un’attività che richiede organizzazione, costanza e precisione nell’aggiornare periodicamente lo stato di salute delle auto del parco aziendale.

Nasce proprio da questa responsabilità l’importanza di avere in azienda Fleet Manager preparati per la gestione delle flotte aziendali e con strumenti a loro supporto in grado di fornire dati sempre aggiornati su cui fare analisi e previsioni. Un ruolo questo, che sta diventando sempre più importante e strategico a livello aziendale.

Il management delle flotte si fonda sulla redazione e revisione continua di due documenti fondamentali: Car Policy e Car List. Tali documenti regolamentano i processi e le procedure da dover rispettare per un’efficiente gestione operativa della flotta, inoltre, definiscono le categorie dei veicoli in flotta.

Car Policy

La Car Policy stabilisce i criteri di utilizzo e assegnazione ai dipendenti dell’auto aziendale ed informa sui diritti e doveri in relazione all’uso delle vetture del parco aziendale. Inoltre, definisce le linee guida principali dell’azienda riguardo alla gestione delle auto, delinea i parametri alla base della Car List dei modelli e gli indicatori strategici per la gestione ottimizzata della flotta aziendale.

Nella definizione dei criteri di assegnazione dell’auto aziendale occorre considerare il ruolo del dipendente, al quale verrà affidata la vettura ad esclusivo uso aziendale oppure ad uso promiscuo. Nel primo caso si tratta di vetture aziendali in pool che vengono utilizzate in condivisione dai dipendenti esclusivamente ai fini lavorativi. Nel secondo caso, invece, si parla di benefit auto e quindi il beneficiario potrà utilizzare la vettura anche per uso personale.

E’ importante precisare, nella redazione del documento di Corporate Car Policy, le responsabilità del driver, del Fleet Manager e del team aziendale preposto alla gestione della flotta ed al sostegno operativo dei conducenti dei veicoli aziendali.

Car Policy

La Car Policy, è senza dubbio un documento  dalle caratteristiche altamente soggettive, in quanto rispecchierà le specificità di ogni singola azienda. Nonostante questo, è possibile definirlo attraverso delle costanti che toccano differenti punti comuni un pò a tutte le flotte aziendali come: dimensioni, obiettivi di business, ecc…). E’ fondamentale stabilire innanzitutto gli obiettivi che si vogliono perseguire attraverso la flotta.

A questo proposito se ne riconoscono diverse tipologie, che saranno evidenti poi anche nella redazione poi della Car List:

  •  ridurre i consumi;
  • ridurre le emissioni di CO2;
  • contenere i costi di mobilità;
  • acquisire prestigio a livello d’immagine

Dopo aver stabilito con precisione quali siano i KPI della flotta aziendale, occorrerà isolare gli strumenti necessari al raggiungimento di tali propositi. In questo senso il Fleet manager dovrà studiare approfonditamente le esigenze dell’azienda in modo da rispettare a pieno la Car Policy aziendale.

Procedure e processi

Successivamente alla fase strategica, troviamo la definizione delle regole per il corretto utilizzo dell’auto da parte del dipendente. Si tratta di stilare una sorta di regolamento utile a definire tutta una serie di comportamenti, che i dipendenti dovranno rispettare per rendere ancora più efficiente la mobilità aziendale.

E’ indispensabile fissare delle regole, criteri, deroghe, restrizioni e procedure per essere pronti a gestire ogni possibile scenario.

Un buon documento di Car Policy dunque, dovrà contenere queste importanti informazioni:

  • Criteri e modalità di assegnazione delle auto aziendali (uso per servizio, promiscuo o fringe benefit),
  • Tipologie di vetture da inserire nella flotta;
  •  Procedure di utilizzo/restituzione dell’auto aziendale;
  • Deroghe rispetto dell’utilizzo del veicolo;
  • Modalità di applicazione delle sanzioni in caso di utilizzo inappropriato del mezzo

Nella redazione del documento sarebbe meglio organizzare i contenuti in maniera chiara e facilmente accessibile a tutti i soggetti coinvolti nell’utilizzo della flotta aziendale. Si dovrà quindi redigere  una parte principale del testo, con le caratteristiche fondamentali che resteranno invariate più a lungo nel tempo. Si dovranno inserire poi diverse appendici per andare a regolamentare eventuali imprevisti o situazioni transitorie. Con le appendici il documento risulterà sempre aggiornato, senza la necessità di riscrivere di volta in volta il testo per intero, fino al momento di ricambio del parco veicolare.

In conclusione, il documento di Car Policy, escluse le appendici, non dovrà superare le sei pagine totale. In questo modo i destinatari delle informazioni capiranno rapidamente le logiche e le norme alla base della mobilità aziendale.

La car list flotte aziendali

La Car List rientra a pieno titolo nella gestione efficiente delle flotte aziendali e altro non è che una sorta di griglia descrittiva di tutte le auto facenti parte del parco aziendale. Le auto sono organizzate per categoria e per tipologia di driver. Ogni categoria può contenere diversi marchi e modelli di automobili e, se previsto dall’azienda, si potrà scegliere anche un particolare allestimento per la vettura da assegnare. Il dipendente sceglierà la vettura dalla griglia descrittiva, in base al livello e al ruolo che svolge in azienda. In più ogni Car List, mostrando l’elenco di tutte le auto disponibili in azienda, rende evidenti le diverse logiche aziendali, dietro la scelta del parco auto.

L’azienda potrà, per esempio, optare per una soluzione “green” e munire la propria flotta aziendale di auto ad emissioni zero, oppure potrà optare per una soluzione economica, abitando il parco aziendale di vetture dai bassi consumi o dai canoni di noleggio lungo termine più convenienti.

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My Mobility: il software per gestire e controllare la flotta aziendale

Per la gestione delle flotte aziendali è fondamentale agire in diverse direzioni, avendo la visione completa degli obiettivi dell’azienda e il compito di ottimizzarne la mobilità.

A questo proposito per semplificare la gestione delle flotte aziendali, nasce My Mobility, un software di fleet management frutto dell’esperienza decennale di Auto No Problem, società leader nel noleggio lungo termine e nella gestione delle flotte aziendali. Inoltre, oltre all’utilizzo di un software è necessario lavorare su un programma di formazione per la ridefinizione dei processi e delle procedure, in modo che, a prescindere dalla dimensione della flotta, il Fleet Manager può ottenere i risultati desiderati.

La consulenza e la formazione nella gestione delle flotte

La consulenza e la formazione sulla gestione della flotta aziendale si caratterizza su molteplici tematiche:

  • Gestione gare e reperimento veicoli
  • Gestione fornitori
  • Gestione ordini
  • Veicoli in flotta
  • Deroghe contratti
  • Definizione fasce categorie driver
  • Gestione veicoli pre-assegnazioni
  • Gestione veicoli sostitutivi
  • Gestione ritiro e riconsegna veicoli
  • Analisi e definizione servizi assicurativi e manutentivi
  • Trattamento fiscale veicoli
  • Gestione multe
  • Gestione carburante, carte carburante e schede carburante
  • Gestione Telepass, Viacard o rimborsi
  • Monitoraggio chilometri
  • Revisione contratti
  • Addebiti al dipendente
  • Piani di supporto
  • Premi case automobilistiche

La gestione delle flotte aziendali con My Mobility

Vediamo ora da vicino la piattaforma My Mobility nella gestione della flotta aziendale.

Il Fleet Manager si occupa di tutte le attività di natura operativa e amministrativa connessa alle flotte aziendali.

La direzione dei veicoli potrà essere assegnata ad un reparto specializzato all’interno dell’azienda, oppure potrà essere affidata a terzi, ad aziende specializzate nella gestione delle flotte aziendali. Questa soluzione, rinominata outsourcing, viene spesso adottata per i costi più bassi che ne derivano e per una migliore gestione se all’interno della propria organizzazione mancano le competenze necessarie per una buona gestione.

Migliorare l’efficienza e la sicurezza delle flotte è uno dei tanti compiti del Fleet Manager, oltre alla costante revisione dei costi complessivi, fattori che richiedono un costante aggiornamento su tutte le novità di mercato.

Per una maggiore efficienza della gestione delle flotte si deve:

  • Scegliere attentamente i tipi di contratto per i veicoli ed effettuare una selezione dei fornitori per ogni categoria;
  • Limitare i tempi di fermo di un veicolo grazie ad una attenta programmazione delle attività di manutenzione;
  • Presidiare e monitorare le spese legate alla gestione della flotta e verificarne la validità per eliminare gli sprechi.

Tutte queste attività dovranno essere coordinate dal Fleet Manager e supportate da un software per la gestione delle flotte.

Il Fleet Manager

Il ruolo del Fleet manager comprende diverse funzioni: reperimento dei veicoli, manutenzioni, gestione dei driver ed analisi dei costi operativi. Non solo, avrà anche la responsabilità di garantire la massima efficienza della mobilità aziendale. E’ qui che la parte manager supera la parte fleet. In questo senso infatti, il Fleet Manager si prende carico della reportistica, di definire i budget e di mantenere i rapporti con i fornitori – società di noleggio, concessionari o case costruttrici – nel caso abbia una flotta molto numerosa.

Ecco qui di seguito le principali responsabilità del Fleet Manager:

  • Analizzare la situazione aziendale
  • Comprendere le aspettative aziendali
  • Stabilire un piano strategico allineato a quello aziendale
  • Proporre iniziative volte a creare efficienza
  • Contenimento dei costi totali
  • Ridurre l’impatto ambientale delle flotte aziendali

Il Fleet manager deve quindi sviluppare soluzioni efficienti per l’azienda, in modo da ottenere i vantaggi competitivi prefissati. Dovrebbe essere una figura interna di alto livello per aspetti strategici quali la creazione di valore, la capacità di analisi e la capacità di ottimizzazione del TCO (Total Cost of Ownership).

Perché utilizzare un software per la gestione delle flotte aziendali?

Una delle maggiori difficoltà nella gestione di una flotta è l’organizzazione dei dati utili per monitorare i costi e l’efficienza della gestione stessa. La gestione della flotta coinvolge infatti diversi reparti aziendali: ufficio acquisti, ufficio amministrazione, ufficio risorse umane ed infine i driver che utilizzano un veicolo aziendale. Ognuno di questi uffici ha i propri strumenti e le proprie procedure difficili da modificare.

Per questo motivo, avere un software a disposizione significherà poter uniformare le procedure, velocizzare il reperimento dei dati ed avere dei report chiari e completi per valutare eventuali azioni correttive nella gestione della flotta.

Non a caso, senza adeguati strumenti non è possibile monitorare l’operatività della flotta e i relativi costi generati. Non ci si può basare su dati parziali e su informazioni che provengono da fonti diverse per un corretto monitoring delle flotte aziendali.

A questo punto è chiara l’utilità e l’efficacia dell’utilizzo di un software specializzato nella gestione delle flotte aziendali che, unito ad una chiara strategia e ad un regolamento aziendale va a definire un’ottima Car Policy.

Gestione, controllo e reportistica

Utilizzando My Mobility la gestione, il controllo e la reportistica della flotta non sarà più un problema, anzi, sarà possibile gestire tutte le aree operative della propria flotta:

  • Gestione degli ordini
  • Gestione dei veicoli assegnati
  • Gestione dei veicoli in pool
  • Gestione dei driver
  • Gestione dei rifornimenti
  • Gestione della carta carburante
  • Gestione dei pedaggi
  • Gestione dei parcheggi
  • Gestione delle multe
  • Gestione degli interventi
  • Gestione dei servizi
  • Gestione del monitoraggio dei Km
  • Gestione delle scadenze
  • Gestione dei fornitori
  • Gestione dei documenti

Per richiedere una presentazione o una demo provvisoria è possibile contattare un consulente specializzato al seguente link: https://www.mymobilitysolution.com/

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Category: NLT: Notizie e Informazioni

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